Jenis Map Arsip Kantor dan Fungsinya

Salah satu perlengkapan yang banyak digunakan untuk membantu pengarsipan adalah map arsip kantor. Map tidak hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan dokumen, tetapi juga membantu melindungi berkas dari kerusakan, menjaga kerapian meja kerja, serta mempermudah pengelompokan dokumen berdasarkan kategori tertentu.

Jenis-Jenis Map Arsip Kantor Beserta Kegunaannya untuk Dokumen

Saat ini di Toko Buku Surya sebagai toko buku terlengkap tersedia berbagai jenis map arsip dengan bentuk dan fungsi yang berbeda. Pemilihan map yang tepat dapat disesuaikan dengan jumlah dokumen, jenis berkas, serta kebutuhan penyimpanan di kantor.

1. Map Folio (Stopmap Folio)

Map folio atau stopmap folio merupakan salah satu jenis map yang paling umum digunakan di kantor. Map ini biasanya terbuat dari bahan karton tebal atau plastik dengan bagian penutup yang berfungsi menjaga dokumen tetap berada di dalamnya.

Jenis map ini cocok digunakan untuk menyimpan dokumen dengan jumlah tidak terlalu banyak, seperti surat masuk, surat keluar, proposal, dokumen administrasi sementara, atau laporan singkat.

Kelebihan map folio adalah bentuknya sederhana, ringan, mudah digunakan, serta tersedia dalam berbagai pilihan warna sehingga dapat membantu sistem pengelompokan dokumen berdasarkan kategori tertentu.

2. Map Snelhecter

Map snelhecter adalah jenis map yang memiliki penjepit pada bagian tengah untuk menahan dokumen agar tidak mudah terlepas. Dokumen biasanya perlu dilubangi terlebih dahulu menggunakan perforator sebelum dimasukkan ke dalam map ini.

Map snelhecter banyak digunakan untuk menyimpan dokumen yang sering dibuka atau dipindahkan, seperti laporan pekerjaan, dokumen proyek, dokumen karyawan, hingga berkas administrasi perusahaan.

Dengan adanya sistem penjepit, dokumen menjadi lebih tertata dan risiko kertas tercecer dapat dikurangi.

3. Map Folder

Map folder merupakan jenis map yang memiliki desain lebih fleksibel untuk menyimpan berbagai dokumen kantor. Biasanya map ini terbuat dari bahan plastik atau karton dengan bentuk seperti sampul pelindung.

Fungsi utama map folder adalah menyimpan kumpulan dokumen yang tidak terlalu tebal tetapi membutuhkan perlindungan lebih dibandingkan hanya menggunakan kertas biasa.

Map folder sering digunakan untuk menyimpan materi presentasi, dokumen meeting, proposal bisnis, atau arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional kantor.

4. Map Ordner

Map ordner merupakan pilihan yang tepat untuk menyimpan dokumen dalam jumlah besar. Jenis map ini memiliki mekanisme ring binder atau penjepit berbentuk cincin yang memungkinkan pengguna menambahkan maupun mengurangi isi dokumen.

Ordner biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting seperti laporan keuangan, dokumen pajak, kontrak kerja, dokumen legal perusahaan, serta laporan tahunan.

Karena memiliki kapasitas besar dan bahan yang lebih kuat, ordner sering ditempatkan pada rak arsip agar dokumen tersusun secara sistematis.

5. Map Gantung (Hanging Folder)

Map gantung atau hanging folder dirancang khusus untuk digunakan bersama lemari arsip atau filing cabinet. Pada bagian atasnya terdapat pengait yang memungkinkan map digantung pada rel penyimpanan.

Jenis map ini banyak digunakan pada kantor yang memiliki jumlah arsip besar karena dapat membantu pencarian dokumen menjadi lebih cepat.

Contohnya adalah penyimpanan data pelanggan, dokumen transaksi, arsip karyawan, atau dokumen administrasi yang perlu sering diakses.

6. Map Kantong atau Zipper Bag

Map kantong atau zipper bag merupakan map berbahan plastik yang biasanya dilengkapi dengan resleting atau penutup khusus. Jenis map ini memberikan perlindungan tambahan terhadap debu, air, dan risiko kerusakan lainnya.

Map ini cocok digunakan untuk menyimpan dokumen penting seperti sertifikat, dokumen legal, kartu identitas, atau dokumen yang perlu dibawa bepergian.

7. Map Amplop

Map amplop memiliki bentuk menyerupai amplop berukuran besar dengan bagian penutup yang dapat dikunci menggunakan tali atau perekat.

Jenis map ini sering digunakan untuk menyimpan atau mengirim dokumen seperti surat resmi, proposal, dokumen tender, maupun berkas lamaran kerja.

Kelebihan map amplop adalah praktis digunakan ketika dokumen perlu dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain.

FAQ Jenis Map Arsip Kantor

1. Apa perbedaan map arsip dan ordner?

Map arsip biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen dalam jumlah sedikit hingga sedang dan lebih fleksibel untuk kebutuhan sehari-hari. Sementara itu, ordner memiliki kapasitas penyimpanan lebih besar dengan sistem penjepit khusus sehingga lebih cocok untuk menyimpan dokumen dalam jumlah banyak seperti laporan keuangan, dokumen pajak, atau arsip perusahaan.

2. Bagaimana cara memberi label pada map arsip agar mudah ditemukan?

Pemberian label dapat dilakukan dengan menuliskan kategori dokumen, periode penyimpanan, nomor arsip, atau nama departemen pada bagian punggung maupun permukaan map. Penggunaan kode warna juga dapat membantu membedakan jenis dokumen sehingga proses pencarian arsip menjadi lebih cepat.

3. Apakah map plastik lebih baik dibandingkan map berbahan kertas?

Map plastik memiliki keunggulan dalam hal ketahanan terhadap air, debu, dan penggunaan berulang. Sementara map berbahan kertas atau karton biasanya lebih ekonomis dan cocok untuk penyimpanan dokumen yang tidak terlalu sering dipindahkan. Pemilihan bahan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat perlindungan dokumen.